GesDoc será utilizado en un comienzo por 151 secretarias, las que ya fueron capacitadas en el uso de la plataforma.
El próximo martes 3 de enero se inicia la marcha blanca del nuevo Sistema de Gestión Documental, GesDoc, plataforma computacional que agilizará la gestión interna de correspondencia en la Universidad de Valparaíso. En un comienzo, GesDoc será utilizado por 251 secretarias para el envío y la recepción de oficios.
Marco Aravena, director de Disico, explica que “vamos a tener una marcha blanca en enero para que las secretarias registren la correspondencia. Va a ser una plataforma única donde van a registrarla, lo que nos permite hacer seguimiento, trazabilidad de los documentos y. obviamente. ganar mucho tiempo en el envío y la recepción de los documentos. Vamos a saber dónde está el documento, cuándo llegó, cuándo lo abrió la persona… Y eso agiliza roda la tramitación interna. Además que vamos a tener un beneficio para aportar al tema ambiental: la idea es eliminar de a poco el papel”.
La implementación de esta plataforma, que se usa en varios servicios públicos del país, ha sido un trabajo conjunto de Disico y la Secretaría General de la UV. Destaca Aravena que “Osvaldo Corrales (secretario general) y Eduardo Muñoz (coordinador de la Unidad de Gobierno Transparente) han participado en este proyecto, en conjunto han definido los requerimientos y la idea es que sea un trabajo compartido con la Secretaría, con las secretarias —que tienen una importante labor— y con Disico dando el aporte tecnológico”.
Por su parte, el coordinador de la Unidad de Gobierno Transparente de la Secretaría General, Eduardo Muñoz, destaca las utilidades de GesDoc: “Modernizar un sistema de seguimiento del acto administrativo y de los distintos documentos que dan vida a lo que son las decisiones de la Universidad, y eso es muy importante. Nos permite trazar y nos permite reducir en el tiempo los plazos de tramitación de cada una de esas decisiones, lo cual redunda en un mejor servicio, tanto para los estudiantes como para los ciudadanos”.
Añade que la implementación de GesDoc responde a una necesidad, ya que “en el marco de la acreditación de la Universidad y en su permanente plan de mejoramiento continuo, se busca ir prefeccionando paulatinamente cada uno de los procesos administrativos que brindan soporte a la acción universitaria”.
Asimismo, explica Muñoz que GesDoc se implementará de manera paulatina: “Nosotros sabemos que cambiar de estructuras de trabajo en papel a estructuras de trabajo digital requiere un tiempo de adecuación, y por lo tanto es un sistema semiestructurado, que paulatinamente va a ir reemplazando, en un calendario que vamos a ir fijando en conjunto con las contrapartes, el acceso a cada uno de los sistemas de manera obligatoria. Nosotros esperamos que durante 2017 tengamos en pleno régimen de funcionamiento este sistema, y en algún momento del año ya empezar a trabajar en incorporar la firma electrónica avanzada”.
GesDoc es un sistema pensado para el mundo público, y su implementación ubica a la UV en la vanguardia. Su aplicación total será un aporte a la transparencia, a la vez que a la eficiencia de la gestión.
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